关于切实加强我省城乡建设档案工作的意见

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关于切实加强我省城乡建设档案工作的意见
建办发〔2007〕156号
2007-6-29
各市建设系统行业主管部门:
现将建设部《关于加强中小城市城乡建设档案工作的意见》(建办〔2007〕68号)转发给你们,并就进一步加强我省城乡建设档案工作,推进全省城乡建设档案工作又好又快发展,提出以下贯彻意见,请结合本地实际,一并贯彻执行.
一,坚持集中统一管理城乡建设档案的原则
城乡建设档案工作是城乡建设事业的重要组成部分.统一管理城乡规划,建设,管理档案是建设系统各行业行政主管部门和城建档案工作部门的法定职责.全省建设系统各行业行政主管部门要高度重视城乡建设档案(包括房地产权属档案,经济适用住房档案,城镇廉租住房档案等)工作,认真贯彻落实建设部《城市建设档案管理规定》(第90号令),《城市房地产权属档案管理办法》(第101号令),《城镇廉租住房档案管理办法》(建住房〔2006〕205号)以及省人民政府《浙江省城市建设档案管理办法》(第217号令)和省建设厅有关文件要求,切实履行好领导与管理职责,建立健全工作管理体制和运行机制,把档案管理工作列入重要议事日程,加大各类档案的集中统一管理力度.各设区市建设(规划,房地产)行政主管部门要对县级城建,房产档案工作的集中统一管理提出要求并加强督促指导,列入年度工作目标考核范围.
二,大力推行档案规范化管理
(一)建立健全建设档案管理机构.各级建设(规划,房地产)行政主管部门要按照国家有关规定和集中统一管理的原则,建立健全城乡建设档案,房地产档案管理机构和工作部门,配备充实管理人员.各县级城市尚未建立城建档案馆(室)和房地产档案馆(室)的,要确保设立城建档案馆(室)和房地产档案馆(室),并按建设部的要求落实一定数量的专职管理人员.要加大档案工作经费投入,加强档案基础设施建设,确保档案的安全保管.各级建设(规划)行政主管部门应设立城建档案管理处,与城建档案馆(室)合署办公,履行建设行政主管部门城乡建设档案管理职能.
(二)抓好建设系统各类档案的规范化管理工作.全省建设系统各行业行政主管部门要按照国家和我省有关城建和权属档案规范化管理的规定,切实加强对档案的形成,归档,移交,以及规范化管理的监督,建立规范化,标准化的管理模式,创建便捷,高效的现代化服务体系.各地要采取有效措施,全面提升档案管理水平,力争完成建设部下达的5年内70%中等城市和40%小城市达到规范化管理水平的任务.
(三)加强档案工作人员业务培训.建设系统档案馆(室)档案人员每年业务知识更新的学习培训不得少于一次.按照建设部和省政府217号令《浙江省城市建设档案管理办法》的要求,建设类单位的档案从业人员上岗前必须经过培训.建设行政主管部门在办理建设类单位资质申报和晋升时,应查阅其档案从业人员的培训情况.城建档案馆(室)在开展建设工程档案业务指导和接收移交时,应该查阅相关档案员的培训记录.
三,加大各类城乡建设档案收集管理力度
(一)加强各类建设工程档案监管.在建设工程档案管理过程中,应认真贯彻以下制度:第一,责任告知制度.对承建各类建设工程的建设单位要以发放《移交工程档案告知书》的形式,明确告知其移交工程档案的责任.城建档案馆(室)应根据建设,规划行政主管部门提供的开工建设项目情况,做好工程档案移交的前期服务和业务指导.第二,审核验收制度.切实坚持工程实体验收和工程档案验收同等重要的工程竣工验收原则,对建设工程竣工档案进行严格审核.建设单位组织工程竣工验收时,应当通知城建档案馆(室)参加,由城建档案馆(室)对建设工程的技术档案和施工管理资料是否完整提出意见.工程档案未取得城建档案馆(室)出具的《工程档案验收意见书》的建设项目,不予综合竣工验收和规划验收,竣工备案机关不予办理建设工程备案手续.第三,依法查处制度.对工程竣工验收后不按时向城建档案馆(室)移交工程档案的建设项目,按照国务院《建设工程质量管理条例》的有关规定,给予处罚.第四,工程评优否决制度.工程竣工3个月以上,不按规定和要求向城建档案(室)移交工程档案的建设项目,不得申报各级优质工程以及人居环境奖等奖项的评选.
(二)加大对城市地下管线工程档案的管理力度.各级建设(规划)行政主管部门要按照建设部《城市地下管线工程档案管理办法》(第136号令)的要求,把地下管线工程档案的移交与报送工作纳入工程规划,建设和管理审批程序.要在"不欠新账,逐步还清旧账"的原则下,稳步开展城市地下管线普查建档工作,逐步摸清地下管线分布,位置等详细情况,并加大城市地下管线信息系统建设的投入力度,为今后的城乡规划,建设和管理提供可靠信息.城市规划区内的地下管线工程档案要由城建档案管理部门统一接收和集中管理,建立城市地下管线档案信息管理系统,实现对地下管线信息的动态管理和综合查询服务.
(三)做好城乡建设各种载体档案的收集和利用工作.各级城建档案馆(室)要在继续做好传统档案开发利用工作的基础上,积极创新,不断拓展视野,领域,扩大档案利用服务范围.当前,要重点抓好声像档案和电子文档的收集归档和利用工作.要积极主动采集城市建设的声像资料,有计划地做好对城市建设重点工程,重大规划建设活动以及历史文化街区(名村,名镇),城市道路,特色建筑的影像素材的收集归档工作,逐步建立影像和图片资料库.有条件的要编辑制作一批反映城市建设成果的专题片,举办一些城市建设老照片展,城乡规划建设成就展等活动,大力宣传城乡规划,建设和管理成就.要按照国家标准的有关要求,做好接收,保存电子文件和电子档案的相关工作,加强对电子文件和电子档案的监督和指导,确保电子文档的真实,完整和有效.
四,加快城建和房屋权属档案信息化建设步伐
建设系统各行业行政主管部门要积极推进档案信息化建设.档案馆(室)要积极采用档案计算机管理系统软件,并以此辅助完成档案收集,整理,立卷,保管和检索利用等工作.对使用率较高,较为珍贵的馆藏档案要进行数字化处理,积极加快各类档案数字化进程.逐步推行建设工程电子档案报送和移交工作,努力提高我省建设系统档案的信息化管理水平.
附:建设部《关于加强中小城市城乡建设档案工作的意见》
二○○七年六月二十九日
关于加强中小城市城乡建设档案工作的意见
建办[2007]68号
各省,自治区建设厅,直辖市建委(规划委,规划局),新疆生产建设兵团建设局:
城乡建设档案(以下简称城建档案)是进行城乡规划,建设和管理工作的重要基础资料,是城市可持续发展的宝贵资源,是社会管理和公共服务的重要信息,是建设行政主管部门依法实施行政管理,行政许可,市场监管和执法监督的重要依据,也是工程建设,运营养护,维修改造等工作的重要依据,对于促进城乡一体化建设和城市化进程,保障城市生产生活秩序,维护城市安全,应对城市突发事件具有十分重要的意义.全国城建档案工作从二十世纪八十年代初起步发展至今,已基本形成了比较健全的政策法规体系和以大中城市为中心的管理体系,城建档案管理各项工作处于健康有序的发展.但是,多年以来一些小城市(含县,镇,下同),及一些中等城市城建档案工作发展还比较缓慢,在管理体制和工作机制等方面还不适应快速发展的城乡建设需要,严重影响了城乡建设的健康发展.为了进一步加强城建档案工作,促进中小城市城建档案工作健康协调发展,提出以下意见:
一,加强领导,切实履行职责
统一管理城建档案是各级建设(规划)行政主管部门和城建档案管理机构的法定职责.各级建设(规划)行政主管部门要高度重视城建档案工作,切实履行领导与管理职责,在领导谋划城乡经济建设与社会发展工作中,统筹城建档案工作与建设事业改革与发展.要将建设档案工作列入领导议事日程,列入每年的工作计划,从机构设置,管理制度,人才队伍,工作经费等各方面加大支持力度,为建设档案工作创造良好的物质基础和工作条件.
二,加强机构建设和基础管理
(一)健全和完善中小城市城建档案管理体系.各级建设(规划)行政主管部门要按照集中统一管理的原则和有关规定,调整,落实城建档案管理机构和人员编制.人口在20万人以上的中等城市,尚未建立城建档案馆的,要按照国务院《科学技术档案工作条例》(国发[1980]302号)第二十八条关于"大中城市应当建立城市基本建设档案馆,收集和保管本城市应当长期和永久保存的基本建设档案" 的规定精神,积极报经政府批准设立城建档案馆,并按人事部,国家档案局《地方各级档案馆人员编制标准》(国档联发[1985]2号)的规定,配备专职工作人员5人以上.已经建立城建档案馆但人员不足的,应尽快充实.人口在20万人以下的小城市(含县级市)和县城,要确保设立城建档案室,并配备专职人员负责全市(县)城建档案工作;凡是有条件的小城市和县城均应积极报请批准设立城建档案馆,并按规定配备专职工作人员3人以上.中小城市和县建设(规划)行政主管部门必须设立城建档案管理处或城建档案工作办公室,与城建档案馆,城建档案室(以下简称城建档案管理机构)合署办公,履行建设行政主管部门城建档案管理职能.
(二)确保城建档案工作经费.城建档案工作是城乡规划,建设和管理的重要基础性工作,城建档案馆是各级建设行政主管部门进行社会管理和公共服务的重要公益性科学文化事业机构,是永久保存本地区重要城建档案的基地.中小城市建设(规划)行政主管部门应积极争取政府和财政部门的重视和支持,将城建档案事业经费列入当地财政预算,加大投入,满足馆库及设施建设,信息化建设,档案保管保护,信息服务和地下管线档案综合动态管理等方面工作的需要.
(三)规范城建档案基础管理.中小城市建设(规划)行政主管部门要按照国家有关规定,扎实做好城建档案的形成监管和集中统一保管;要制定加强城建档案工作的法规或规章,确保建设工程档案预验收和移交制度的落实;按照城建档案工作规范化管理的要求,要重点抓好馆库及设施建设,健全内部管理规章制度和工作人员岗位责任制,建立标准化管理模式,创建便捷,高效的现代化服务体系,积极开展城建档案信息利用与社会服务,积极组织开展城建档案工作规范化管理评估工作,力争用5年时间到"十一五"末,有70%中等城市和40%小城市完成规范化管理任务,全方位提升我国城建档案规范化服务水平;各省,自治区建设行政主管部门要加强组织领导,明确目标任务,加大督促指导力度,抓好检查落实工作.
(四)加强城建档案工作人员业务培训.各级建设(规划)行政主管部门要根据城建档案事业发展和城建档案干部队伍建设的需要,组织开展城建档案人员的业务培训和继续教育,每年业务知识更新的学习培训不应少于一次.建设,监理,施工等单位的档案从业人员应经过培训再行上岗.
三,加大各类城建档案监管和收集保管力度
(一)建立完善城建档案执法机制.中小城市建设(规划)行政主管部门要根据《中华人民共和国规划法》,《建设工程质量管理条例》(国务院令279号)和《城市建设档案管理规定》(建设部令第90号)的有关规定,建立完善依法收集,依法管理,依法提供利用城建档案的有效工作机制.把工程档案执法工作纳入城乡规划,建设监督管理范围,加大城建档案行政执法检查力度,对不按规定报送城建档案的单位和个人,要严格依据相关法律,法规予以查处.对工程竣工验收后不按时向城建档案馆(室)移交档案的建设项目,要按有关法律,法规和规章给予处罚.
(二)加强工程档案的报送与管理工作.建设或规划行政主管部门在核发施工许可证或建设工程规划许可证时应向建设单位发送《移交建设工程档案告知书》,并将已核发施工许可证或规划许可证的项目情况及时告知城建档案馆(室),以便城建档案馆(室)对建设项目做好前期服务和业务指导工作.城建档案管理机构要做好工程档案预验收工作,未经档案预验收的建设工程不具备竣工验收条件,不得组织竣工验收.建设行政主管部门应抓好工程竣工验收备案管理工作,在办理建设工程备案时,应查验建设工程是否具有城建档案管理机构出具的"工程档案审核意见书"或"工程档案合格证".凡未按规定向城建档案馆(室)报送工程档案的建设项目,不得申报各级优质工程以及人居环境奖等奖项的评选.
(三)加强对规划管理档案,房地产管理档案的收集.规划,建设,房地产等主管部门要按照《城市建设档案管理规定》(建设部令第90号)的要求,积极向城建档案管理机构移交城建档案.城建档案管理机构要强化对建设系统业务管理与业务技术档案的收集,加强与规划,建设,房管等有关业务主管部门的沟通 与协调,加强对档案工作的业务指导,从积极服务的角度出发,为规划,建设,房管部门管好档案,便于其工作中的查考利用.
(四)加大对城市地下管线工程档案的管理力度.规划,建设行政主管部门要抓好《城市地下管线工程档案管理办法》(建设部令第136号)的贯彻落实,加强组织与协调,建立起各部门分工合作,密切配合,资源共享的地下管线档案信息管理体制和运行机制,形成工作合力.要建立有效的地下管线管理措施,把地下管线工程档案的移交与报送工作纳入工程规划,建设和管理审批程序.城建档案管理机构要统一接收和集中管理规划区内的地下管线工程档案,建立城市地下管线档案信息管理系统,实现对地下管线信息的动态管理和综合查询服务.
(五)切实做好村镇建设档案管理工作.中小城市建设(规划)行政主管部门要积极配合社会主义新农村建设,加强小城镇和农民新居工程建设档案的收集归档和业务指导工作.要重点督促指导乡(镇)人民政府加强对村镇建设档案工作的组织领导,并做好村镇规划档案,村镇建设工程档案,村镇房产档案,村镇历史等资料的收集整理,集中保管利用工作.
(六)做好城乡建设声像档案的收集保管工作.各级城建档案管理机构对城市建设的重点工程,重大规划建设活动以及历史文化街区(名村,名镇),城市道路,特色建筑的影像素材,要注意做好有计划地收集归档工作,逐步建立影像和图片资料库.要创造条件,配备必要的声像设备,积极主动采集城乡建设工程的声像资料.有条件的要努力编辑制作反映城乡建设的专题片,保存城乡建设的声像记录,举办一些城乡建设老照片展,城乡规划建设成就展等活动,大力宣传城乡规划,建设和管理的成就,增强城建档案工作的地位.
四,加快城建档案信息化建设步伐
(一)逐步完善信息化基础设施建设.要认真贯彻建设部《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》,积极推进信息化基础设施建设.要根据实际情况配备计算机软件,硬件和网络设备,利用城建档案计算机管理系统软件辅助完成城建档案的收集,整理,立卷,保管和检索利用,逐步建成局域网.
(二)积极开展城建档案信息资源建设.城建档案管理机构要积极建立市,县城建档案资源目录中心系统,5年内要完成馆藏档案目录数据库建设,实现馆藏档案检索计算机化.要以服务城乡规划,建设与管理,服务城乡公共安全为中心,积极创建地下管线档案信息管理数据库,规划审批成果数据库,重要竣工项目数据库,声像资料数据库等各种专题信息数据库.有条件的馆(室)应对使用率较高及珍贵档案进行数字化处理,有序推进纸质档案数字化和声像档案数字化工作,逐步建成以全文和多媒体为主体,全方位,多层次的档案信息化管理方式,实现资源互通和共享.
(三)加快电子文件的归档工作.城建档案管理机构要按照国家标准的有关要求,做好接收,保存城乡建设电子文件和电子档案的相关工作.要加强对电子文件和电子档案的监督和指导,保证城乡建设电子文件的真实,完整和有效.
(四)充分利用和依托城建档案管理机构,承担和开展各地区建设信息中心工作和业务.中小城市建设(规划)行政主管部门应从节约资金,压缩编制,资源共享的角度出发,按照建设部1995年提出的建议,依托城建档案管理机构建立建设信息中心,充分利用城建档案管理机构在档案信息资源,技术设备等方面的优势,积极倡导城建档案管理机构负责和承担各地区建设信息中心的工作和职能,建立城建档案管理机构和建设信息中心"一个机构,两块牌子"的运行模式,把档案信息和信息中心有机结合起来.
五,进一步强化服务意识,提高服务水平
(一)积极开展城建档案利用工作,为城乡建设和社会公众提供多方面的信息服务.城建档案管理机构要认真整理和加工档案信息资源,建立城建档案信息管理系统,提高档案利用率和利用效益.要充分利用馆藏档案,为城市总体规划的编制,重大建设项目的选址与建设,违章建筑的查处,建筑物的维修,项目审计稽查,工程改建扩建,管线敷设,危房改造,抢险救灾等,提供详实可靠的信息.
(二)大力开发档案信息资源,努力拓宽服务范围.城建档案管理机构要深层挖掘城建档案蕴藏的丰富信息,开展城乡建设各类数据的汇总分析与统计,为城乡建设提供各种基础信息.要紧紧围绕城乡规划,建设的业务,主动提供声像,编研,扫描等各种形式的服务.要利用现有的城建档案信息,技术设备和人才条件,通过举办展览,编辑书目等各种活动,大力宣传城乡规划,建设,管理成就和知识,广泛为社会提供利用档案信息服务.]
中华人民共和国建设部
二○○七年三月八日

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